לצפות את הברבור השחור

לאחרונה בדיון עם מקבל החלטות שאני מלווה, עבדנו על תהליך ניהול סיכונים לצורך גיבוש מדיניות.
אותו מנהל ביקש שלא נסתפק בניהול סיכונים סטנדרטי. הוא רצה שגם ניערך ל"ברבורים שחורים".
הכוונה שלו הייתה מצוינת. הוא לא רצה לסמן "וי" על תהליך. הוא רצה להתמודד עם סיכונים משמעותיים באמת.
אבל כאן מסתתרת טעות.

מה זה בכלל ברבור שחור?

המונח הפך פופולרי בזכות הספר של נאסים טאלב.
ברבור שחור הוא לא סתם אירוע נדיר. כדי שאירוע ייחשב כברבור שחור, חייבים להתקיים שני תנאים :

1. הוא חריג לחלוטין, מחוץ לציפיות הרגילות. אין תקדים משכנע שמרמז עליו.
2. יש לו השפעה קיצונית.

בנוסף, בדיעבד, אנחנו ממציאים סיפור שגורם לו להיראות צפוי.

שימו לב לפרדוקס.
אם הצלחתם לזהות את הסיכון מראש, להגדיר אותו, לדרג אותו ולהכניס אותו לטבלת אקסל – הוא כבר לא ברבור שחור. הוא פשוט סיכון נדיר.

ומכאן המסקנה הלא נוחה: מעצם ההגדרה, אי אפשר לתכנן מראש איך נגיב לברבור שחור.

אז מה כן עושים?

כאן רוב הארגונים נופלים. הם מנסים "לנחש את ההפתעה".
אבל הפתעה אמיתית אי אפשר לנחש.

בניהול סיכונים אנחנו מנסים לזהות סיכונים אפשריים, לנתח אותם ולייצר תכניות לטיפול בהם.
אפשר לקחת את זה צעד קדימה. אבל ניהול סיכונים לא אמור לחזות את הבלתי ניתן לחיזוי.
הוא אמור לבנות מערכת שיודעת לספוג זעזועים.

אפשר להסביר את זה דרך ההבדל בין תכנון להיערכות.
תכנון עוסק בהחלטה מראש מה רוצים לעשות, באילו מטרות להתמקד, אילו חלופות לשקול, באיזה מסלול לבחור ואילו צעדים לבצע ובאיזה סדר. באמצעות התכנון מגדירים כיוון, בונים אסטרטגיה ומתרגמים אותה לתוכנית עבודה שמניחה מציאות יחסית צפויה.
היערכות, לעומת זאת, עוסקת בבניית יכולת לפעול כשהמציאות סוטה מהתוכנית: האם יש לכם צוות מוכן, נהלים ברורים, סמכויות לקבלת החלטות במצב חריג, גיבויים תפעוליים ויכולת התאוששות מתקלות ומשברים.
ארגונים רבים משקיעים בתכנון מצוין – שנשאר על הנייר. אבל הם נכשלים בביצוע כי המציאות משתנה והם לא בנו היערכות אמיתית. תכנון עונה על השאלה מה נעשה, היערכות עונה על השאלה האם נצליח לפעול כשהדברים לא יתנהלו לפי התוכנית.

שלוש תפיסות שצריך לאמץ

1. ענווה קוגניטיבית
אנחנו לא יודעים הכול.
אין לנו מידע מושלם, העתיד לא מתנהג לפי אקסל ואנחנו גם עושים טעויות.
רגולטור שחושב שהוא יכול למפות את כל הסיכונים – מסוכן יותר מהסיכונים עצמם.
אני מאוד מפחד מאנשים שאומרים "אני יודע".

2. גמישות מבנית
מערכות קשיחות נשברות. מערכות גמישות מתאימות את עצמן.
זה נכון לארגון עסקי וזה נכון לממשלה.
התבססות והצמדות למבנים, תהליכים והגדרות קשיחות – יעבדו כל עוד הנחות העבודה מתקיימות. אבל כשיש שינוי משמעותי – הם לא יעבדו. ואם זה שינוי רדיקלי ובלתי צפוי – הם ישברו.

3. חוסן במקום שליטה
אנשים שמגלים את העולם של ניהול סיכונים מחפשים שליטה.
ניהול סיכונים מתקדם מחפש חוסן.
כי אי אפשר למנוע כל קריסה. אבל אפשר לוודא שקריסה בנקודה אחת לא תהפוך לקריסה מערכתית.

ומה זה אומר על מדיניות ציבורית?

יש כאן תובנה לא אינטואיטיבית:
עוד רגולציה לא תגן עלינו מהבלתי צפוי, כי אנחנו לא יודעים מפני מה אנחנו מתגוננים.
עוד רגולציה לפעמים תגרום לנזק גדול יותר, כי היא תכביד על יכולת התגובה.

ולכן הדרך להתמודד עם ברבורים שחורים היא לא לכתוב עוד נהלים, אלא לצמצם מורכבות מיותרת.
יכול להיות שמי שכתב פחות נהלים יתמודד טוב יותר עם ברבור שחור.

ברבורים שחורים יגיעו.
השאלה היא לא אם נזהה אותם מראש.
אלא – האם נהיה בנויים כך שנצליח להתמודד איתם.