"סליחה אדוני, אתה צריך להביא את טופס 109 חתום ע"י רופא"

"קח מספר וחכה שיקראו לך"

"בקשתך לרישיון התקבלה, אנא המתן עד שהיא תאושר"

"מצטערת אבל אני לא יכולה לקבל מסמך שהוא לא בעותק מקור"

"זמן ההמתנה ארוך מהרגיל, מיד נתפנה"

"שלח לי את זה בפקס ותתקשר לאשר קבלה"

יש משהו בבירוקרטיה שיכול להוציא אותנו מדעתנו.

דרישות "רגילות" מגבילות את החירות שלנו (אסור להרעיש אחרי 11 בלילה, אסור לנהוג מעל 90 קמ"ש) ויוצרות עלויות (חובה לרכוש מטף כיבוי אש, חובה להדביק מדבקת מחיר על כל מוצר). אבל יש הבדל בין הגבלה מהותית לבין תהליך בירוקרטי.

מה ההבדל בין בירוקרטיה לרגולציה?

רגולציה יכולה לבוא בצורה של דרישות תוכן או בצורה של בירוקרטיה.

דרישות תוכן של רגולציה

דרישות תוכן הן דרישות שנועדו להשיג את המטרה שהממשלה רוצה לקדם, בדרך כלל לצמצם את הסיכון לציבור. אלו הדברים שהרגולטור באמת רוצה שנעשה כדי לצמצם סיכון. למשל, איסור לנהוג תחת השפעת אלכוהול או חובה לטפל בחומרים מסוכנים. דרישות תוכן בדרך כלל יהיו חובה לבצע פעולה או איסור. זאת הרגולציה ה"אמיתית".

להבדיל, חובות בירוקרטיות הן חלק ממנגנון פיקוח שנועד לוודא שאנחנו עומדים בדרישות התוכן. למשל, אפשר לדרוש מעסק להתקין ציוד בטיחות (דרישה) ואפשר לדרוש ממנו להציג אישור שהציוד הותקן (בירוקרטיה).

בדרך כלל חובות בירוקרטיות הן הדרך של המדינה לומר לאזרח – "תוכיח לי שעמדת בדרישות התוכן".

8 סימנים שאתם מתמודדים עם בירוקרטיה (מהקל את הכבד)

1. צריך למלא טופס ולהגיש אותו.
2. מישהו צריך לחתום על מסמך / אישור.
3. שמעתם את המילים: אישור / רישיון / היתר.
4. צריך לעבור בדיקה לפני שתוכלו לעשות מה שאתם רוצים.
5. צריך לדעת מהן שעות קבלת הקהל.
6. לקחתם מספר ואתם מחכים בתור.
7. צריך לבצע חידוש של אחד המסמכים מסעיף 4.
8. חתמו לכם על הטופס ועכשיו אתם צריכים להגיש אותו במקום אחר.

מנגנונים בירוקרטיים הם שיטת פיקוח לגיטימית, אבל יש להם חסרונות

1. כלים בירוקרטיים יוצרים עיכוב וזמני המתנה עד לקבלת אישור ממשלתי.

גם אם אני עומד בתנאים שהממשלה קבעה והגשתי את כל מה שצריך – אני עדיין צריך לחכות לאישור מהממשלה.

2. יצירת עבודה בירוקרטית.

זה נכון גם עבור האזרח וגם עבודה הממשלה. האזרח צריך להכין את החומרים, למלא טפסים, להגיש אותם וכו'. וכאשר המסמכים מגיעים לממשלה – עובד ציבור צריך לקבל את הבקשה, לבדוק אותה, לתעד אותה (אל תגידו "לתייק" זה מזכיר לי קלסרים ונייר), לקבל החלטה ובדרך כלל גם להשיב לאזרח.

בירוקרטיה היא כביש דו-סיטרי: כשהיא יוצרת עומס האזרח – היא גם יוצרת עומס על המערכת הציבורית. לכן לכולם יש אינטרס לצמצם אותה.

3. בירוקרטיה היא מנגנון פיקוח "טיפש" יחסית.

כשמשתמשים בבירוקרטיה – למשל חובה לקבל אישור מראש – כולם חייבים להגיש בקשה ולחכות עד שינתן אישור. בירוקרטיה חלה על כל האוכלוסיה בצורה שטוחה ואחידה. זה אומר שבודקים את כולם אותו דבר. ומשקיעים משאבים בצורה אחידה על כולם.

תחת בירוקרטיה, כולם חייבים להמתין לאישור מראש והממשלה חייבת לבדוק את כולם ולתת לכולם אישור. 100% מהאוכלוסיה נבדקת. חדשים וותיקים, גדולים וקטנים, בטוחים ומסוכנים. קשה ליישם ניהול סיכונים כשבודקים 100% מהאוכלוסיה.

4. בירוקרטיה יוצרת טרטור.

ככל שהתהליך יותר ארוך ומסובך – כך עולה הסיכון שמשהו ישתבש (נפספס סעיף שצריך לחתום לידו, מסמכים ילכו לאיבוד, מישהו ישכח לשלוח את הרישיון וכו'). והכי נורא זה כשגורם ממשלתי אחד שולח את האזרח לגורם ממשלתי אחר.

מה שמפריע לנו זה שבירוקרטיה יוצרת רמת חיכוך גבוהה בין האזרח לבין הממשלה ומעכבת פעילות. לכן השאיפה היא לצמצם את השימוש בבירוקרטיה ולהעדיף דרישות תוכן ממוקדות ומנגנוני פיקוח ואכיפה חכמים. כמו שכתבתי בעבר, בישראל פועלת תכנית לצמצום עלויות הרגולציה ונקבע בה יעד להפחית 25% מעלויות הבירוקרטיה.

מה שחשוב לזכור זה שרגולציה ≠ בירוקרטיה. יכולה להיות רגולציה בלי טיפת בירוקרטיה ואפשר לבנות בירוקרטיה מפוארת עם מעט דרישות תוכן. זאת עוד דוגמה לכך שרגולציה היא בעיקר עניין של איכות.

אז בפעם הבאה שתשמעו על חוק או על רגולציה חדשה – שימו לב כמה ממנה מורכבת מדרישות תוכן וכמה ממנה בירוקרטיה.