דיון ההנהלה הראשון שהשתתפתי בו בממשלה עסק בניתוח סיכונים. הייתי חדש והצטרפתי כדי ללמוד את הנושא. הקרינו שקף עם מטריצה: טבלה מסודרת עם ריבועים בצבעי ירוק, צהוב ואדום. בכל משבצת היה רשום שם של סיכון.
אחרי כמה שניות של שקט התחילו השאלות. בעצם, שאלה אחת בלבד: איך הופכים את מה שמסומן באדום לצהוב? זה כל מה שעניין את המשתתפים.
הדיון לא התקדם מעבר לזה. לא דיברו על מהות הסיכונים, לא על סדרי עדיפויות, לא על עלויות. בסוף סיכמו שהצוות יצא לעשות "שיעורי בית" ויחזור עם עוד חומרים לדיון הבא.
את הפגישה הבאה אני הכנתי.
לא שיניתי את העבודה המקורית – רק תרמתי תוספת קטנה: בציר ההסתברות כתבתי אחוזים, ובציר החומרה (הנזק) הוספתי סכומי כסף. הכנתי גם שקף נוסף שבו ליד כל סיכון הופיע הערך המספרי שלו. למשל: "תאונה מסוג X – הסתברות של 10% לנזק שנתי של 200 מיליון ש"ח."
הצגנו את זה בדיון הנוסף.
שוב כמה שניות של שקט ואז התחילו השאלות.
אבל הדיון קיבל צורה אחרת. במקום שיחה על צבעים, נשאלו שאלות על הסיכונים עצמם: מה בעצם גורם לסיכון? מי בדיוק נפגע ממנו? האם הנזק מתפזר על פני גורמים שונים או מתרכז במקום אחד?
אחר כך השיחה התקדמה: אילו סיכונים חשוב לנו יותר להפחית? היכן העלות של הפחתה נמוכה יותר? האם יש סיכונים שיחידה או משרד ממשלתי אחר יכולים לטפל בהם טוב יותר מאיתנו?
כבר באותו דיון התקבלו כמה החלטות עקרוניות – במה להתמקד ובמה לא, ואיך מתקדמים מכאן. גם עלו רעיונות ממשיים והוצעו כיווני פעולה. ההמשך היה הרבה יותר ממוקד ופרקטי.
וכאן חשוב להדגיש נקודה נוספת לגבי ההחלטות עצמן: כשלא באמת מבינים את הסיכונים, הנטייה היא לקפוץ לפתרונות מהירים מהשרוול. למשל, אם מדובר בסיכון "אדום" אז מייד מציעים "לחייב ברישיון". אבל זו לא החלטה שנשענת על הבנה של המכניזם שמייצר את הסיכון, וגם לא על ניתוח עלות־תועלת (תוחלת הסיכון מול עלויות הציות ומשאבי הפיקוח שהרישיון ידרוש). זה קורה במיוחד כשעובדים עם צבעים בלבד ולא עם נתונים אמיתיים.
וזה בעצם ה"קסם" של ניהול סיכונים: קונקרטיות ועבודה עם נתונים. כולם אוהבים מצגות צבעוניות, במיוחד הנהלות וחברות ייעוץ (לא ברור מי התחיל עם זה). אבל החלטות אמיתיות ודיונים מהותיים מתבססים על מספרים אמיתיים ובעיות קונקרטיות, לא רק על צבעים.
הצבעים נועדו במקור להיות כלי עזר – דרך מהירה להציג באופן בולט לעין מידע כמותי שכבר נאסף. הבעיה מתחילה כשהצבעים מסתירים מאיתנו את הנתונים.
ובמקרים רבים הבעיה יותר חמורה – השימוש בצבעים ומטריצות יפות החליף לגמרי את השימוש בנתונים בתהליך. ואז הדיון מתנהל על "אדום או צהוב" בלי שאף אחד ישאל אם בכלל נאסף מידע אמיתי, מה הגורמים לסיכון או מה יהיה היקף הנזק.
דיונים ומטריצות צבעוניות בלי נתונים הם לא כלי לניהול – הם אשליה שמתחפשת לניהול סיכונים.
הרגולטור - גיא מור 