כמה להשקיע בניהול סיכונים?

כשמזהים סיכון פוטנציאלי – האם צריך להסתפק בפתרון המינימלי, או שכדאי להשקיע יותר ולהתכונן בצורה מקיפה? זו שאלה שתמיד עולה בניהול סיכונים, ואין לה תשובה פשוטה.

כדי להבין את הדילמה, בואו נסתכל על שתי דוגמאות:

דוגמה גדולה: במערכת הבריאות קיים חשש מאירוע רב נפגעים. איך מתכוננים? אפשר להקים מאגרי ציוד רפואי נייד לשעת חירום, להכשיר צוותים רפואיים ייעודיים, לאמן מתנדבים וליצור מנגנון תיאום בין בתי החולים באזור. מדובר במערך רב-שכבתי, שמכיל יתירות ומוכנות גבוהה. אבל – האם זה מוגזם?

דוגמה קטנה: רכב פרטי שנקלע לפאנצ'ר בגלגל. יש מי שמסתפק בטלפון של גרר, יש מי שמחזיק גלגל רזרבי אחד, ואפשר גם לקחת ברכב כמה גלגלים רזרביים למקרה של מספר פנצ'רים או תקלה בגלגל החלופי.

כמה זה מספיק?

המשותף לשני המקרים הוא ההתלבטות: איפה עוצרים? כמה משקיעים באמצעי הגנה מפני סיכונים?

מניסיוני בעבודה עם המגזר הציבורי והפרטי, אני נתקל במתח הזה כל הזמן. בממשלה נוטים ללכת על בטוח – לייצר שכבות הגנה מרובות ומאגרי יתירות. ההנחה היא שעדיף להיות מוכנים לכל תרחיש. לעומת זאת, במגזר הפרטי מחפשים לעבוד רזה ויעיל – כל משאב הוא עלות, וכל שכבת הגנה נוספת עלולה להתגלות כמיותרת.

ניהול סיכונים: טכנולוגיה, פיננסים ומזון

כדי להבין את הדילמה לעומק, הנה עוד כמה דוגמאות מהשטח:

• טכנולוגיה: כדי להגן על נתונים קריטיים, חברות רבות מיישמות מערכות גיבוי (Backups). האם אתם יוצרים גיבוי על מחשב נוסף? גיבוי בענן? אולי מספר גיבויים? זה תלוי בסוג המידע, ברמת הסיכון וגם בעלויות.
• ביטחון מזון: מדינות רבות שומרים על מלאים של חומרי גלם למקרי חירום. אפשר לשמור מלאי לשבוע, לחודש או לשנה. אפשר גם ליצור חוזים עתידים מורכבים עם ספקים מאזורים שונים בעולם. ועוד לא התחלנו לדבר על מגוון סוגי האוכל (רק חיטה? או עוד מזון?).
• טבע: עצים מפתחים שורשים לאספקת מים ויציבות. לרוב העצים יש מספר שורשים ולא רק שורש אחד. גם אצל בעלי חיים ובני אדם: יש לנו שתי ריאות, שתי כליות ושני נחיריים.

איפה לעצור?

ניהול סיכונים מצריך איזון מתמיד בין אמצעי הגנה לבין עלותם והפרעה לפעילות השוטפת. המטרה היא למצוא את נקודת האופטימום – הנקודה שבה העלות הנוספת לא מצדיקה את התועלת השולית שהושגה. זו לא נקודה מדויקת, אלא הערכה שמבוססת על ניתוח עלות-תועלת.

כדי להבין איך נכון לעצב רגולציה, כדאי לחשוב עליה במונחי עלות-תועלת. הדרישות הבסיסיות משפרות את המצב. אבל ככל כשהדרישות הולכות ומתרבות, כל דרישה נוספת מביאה פחות תועלת.

זה קורה כי הדרישות הראשונות פתרו חלק ניכר מהסיכונים, ויש פחות במה לטפל. בנוסף, אם כבר טיפלו ב-90% מהבעיה, מה שנשאר זה החלקים שקשה ויקר לטפל בהם.
לכן, שיוצרים רגולציה לראשונה – הדרישות הבסיסיות יועילו מאוד, ולאט לאט הערך מהן יפחת. וכשניגשים להפחית ברגולציה קיימת – הדרישות השוליות עשויות להיות יקרות יותר מהתועלת.

אפשר לצייר את התועלת מרגולציה כגרף של תועלת שולית פוחתת: בהתחלה כל תוספת דרישה משפרת מאוד את ההגנה על הציבור (בריאות, סביבה, בטיחות וכו'). זה החלק הירוק של הגרף. אבל לאט לאט העקומה הופכת שטוחה (צהוב) והתועלת פוחתת. בשלב מסוים העלות גדלה אבל התועלת די סטטית (אדום).

לזה צריך להוסיף את בעיית המורכבות המערכתית: דרישות נוספות לא רק מייקרות את העלות, אלא גם יוצרות מערכת גדולה ומסועפת. כשיש עוד דרישות הן מקשות על הבנת הכללים, על הציות להם וגוברת גם האפשרות לסתירות בין הוראות שונות.

למזער מבלי להפריז

הפתרון הוא לא להימנע לחלוטין מהשקעה באמצעי הגנה, אלא לאתר את הנקודה שבה התועלת כבר לא מצדיקה את העלות. מדובר במיומנות שמחייבת גישה מאוזנת ושקולה, תוך התחשבות בהשפעות עקיפות וברמת הוודאות של הסיכון.

כדי לבחור איפה להתמקד, כדאי לשים לב למספר סימני אזהרה:

• נקודות קריטיות: מערכות שברור שפגיעתן קריטית, כמו שרשרת אספקה חיונית.
• צוותים עמוסים: כאשר יש עומס עבודה מוגזם או מחסור במשאבים – אלו אזורים רגישים.
• תהליכים לא שגרתיים: פרויקטים ייחודיים נוטים להיות פגיעים יותר מסתם תחזוקה שוטפת. למשל, שיפוץ בניין יוצר סיכונים חדשים והוא גם פעילות פחות מוכרת ולכן יותר מועדת לתאונות.

המטרה היא לא לחסל סיכונים לחלוטין – זו שאיפה לא ריאלית ויקרה מדי. השאלה היא איך לשלב בין מוכנות ויעילות. אסטרטגיה מרכזית היא להבחין בין הגנות בסיסיות לבין שכבות הגנה שהעלות שלהן עולה על התועלת שהן מביאות.